Dauerthema: fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen

Es gibt kaum ein anderes Thema, über das sich Mieter und Vermieter in schöner Regelmäßigkeit streiten: die Nebenkostenabrechnung. Das hat zwei Gründe. Zum einen: Obwohl es klare rechtliche Vorgaben gibt, kommt es in der Praxis immer wieder zu fehlerhaften Abrechnungen. Zum anderen: Viele Mieter glauben fälschlicherweise, dass bestimmte Positionen nicht abgerechnet werden dürfen. Doch welche Positionen führen tatsächlich zu einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung?

Grundlage ist immer der Mietvertrag

Die wichtigste Regel für beide Seiten lautet: Grundlage ist immer der Mietvertrag. Dieser muss einen Passus beinhalten, dass Nebenkosten vom Mieter zu tragen sind. Fehlt ein solcher Punkt, muss der Mieter nicht zahlen. Der Vermieter hat Pech. Außerdem sind alle anfallenden Nebenkosten detailliert aufzulisten. Das heißt: Alle einzelnen anfallenden Nebenkosten müssen im Mietvertrag genannt sein. Fehlt ein Posten, muss der Mieter wiederum nicht zahlen. Fehlende Angaben im Vertrag können für den Vermieter also schnell teuer werden. Sie bleiben auf den Kosten sitzen. In der Praxis heißt das: Beide Seiten sollten bei der Bewertung der Nebenkostenabrechnung einen Blick in den Mietvertrag werfen. Dieser ist maßgebend.

Abrechnungszeitraum ist zu beachten

Wichtig: Auch eine Verzögerung beim Erstellen der Abrechnung kann rechtliche Folgen haben. Denn die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Üblich sind Zeiträume vom Januar bis Dezember. In diesem Fall muss der Vermieter die Aufschlüsselung und Abrechnung entsprechend bis zum Silvestertag des nachfolgenden Jahres an den Mieter aushändigen. Belege müssen nicht überreicht werden, diese sind aber zur Einsicht bereitzuhalten. Es gibt allerdings auch jahresübergreifende Abrechnungszeiträume. Dann verändert sich die Frist entsprechend. Logisch: Der Vermieter darf nur die Kosten einbringen, die wirklich in diesem Zeitraum angefallen sind.

Welche Kosten dürfen nicht abgerechnet werden?

Es gibt eine klare Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Betriebskosten. Es gilt: Der Vermieter darf nur solche Kosten abrechnen, die für den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Wohnung bzw. Immobilie erforderlich und fortlaufend sind. Betonung liegt auf dem „und“. Denn sind Ausgaben nicht fortlaufend oder wiederkehrend, fallen sie aus den abrechenbaren Kosten heraus. Das gilt zum Beispiel für alle Reparaturkosten. Diese obliegen allein dem Vermieter. Anders ist es bei regelmäßigen Wartungen von technischen Geräten. Diese sind erforderlich und wiederholen sich – auch wenn der Turnus eine größere Zeitspanne als ein Jahr beinhaltet.

Ebenfalls nicht abrechenbar sind Verwaltungskosten, Steuern, Finanzkosten (Kredite, Kontoführungsgebühren), Kosten für wie Mietausfallversicherungen oder Rechtsschutz, einmalige Sonderausgaben oder Betriebskosten für leer stehende Wohnungen. Grundsätzlich gilt zudem das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Ist eine Ausgabe nicht marktüblich, kann der Mieter die Übernahme der Kosten ablehnen.

Ein besonderer Punkt sind Hausmeisterkosten. Der Vermieter darf diese abrechnen, kann dann aber die von dieser Person erledigten Arbeiten für zum Beispiel Wartungen nicht noch einmal abrechnen.

Welche Kosten sind wirklich Betriebskosten?

Aus der Maxime „fortlaufend und erforderlich“ ergeben sich die zulässigen Betriebskosten. Dazu zählen Positionen wie Aufzug, Beleuchtung, Fernsehempfang, Gartenpflege, Gebäudeversicherungen, Grundsteuer (vorbehaltlich einer Gesetzesänderung), Hausmeister, Müllentsorgung, Schornsteinfeger, Straßenreinigung und Winterdienst, Treppenhausreinigung, Trinkwasserversorgung und Abwasser, Zentralheizung und Warmwasser. Noch einmal der Hinweis: Der Vermieter darf nur fortlaufende oder wiederkehrende Kosten abrechnen. Einmalige Ausgaben für Reparaturen oder Ersatz sind unzulässig!

Der Abrechnungsschlüssel

Es gibt zwei Abrechnungsarten. Die meisten Kosten sind auf die Wohnfläche umzurechnen und in der Betriebskostenabrechnung anteilig abzurechnen. Allerdings gibt es auch eine Aufschlüsselung in Form von Pro-Kopf-Kosten für zum Beispiel Müll oder Trinkwasser. Das ist unproblematisch, sofern das so im Mietvertrag festgehalten ist. Anderenfalls gilt nur eine anteilige Abrechnung nach Wohnfläche als zulässig.

Zankapfel ist häufig die Heizkostenabrechnung. Hierbei ist zwingend nach tatsächlichem Verbrauch oder/und Wohnfläche abzurechnen, wobei die Wohnfläche je nach Gebäudeart maximal zu 30 – 50 Prozent einfließen darf. Eine Abrechnung pro Kopf, auch nicht als Mischform aus Personenzahl und Wohnfläche, ist dagegen rechtswidrig.

Fazit: Kleinigkeiten entscheiden

Vermieter sollten wachsam sein. Die Betriebskosten gehören in den Mietvertrag und sind rechtzeitig abzurechnen. Die Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung muss außerdem den klaren rechtlichen Vorgaben folgen. Aber auch dann kann es Streit kommen. Insbesondere bei Unkenntnis und rechtliche Zweifelsfälle sollten sich Vermieter beraten lassen. Das gilt jedoch auch für Mieter. Hörensagen ist keine Sicherheit. Bevor ein Mieter eine Abrechnung anzweifelt, sollte er sich beim Mieterschutzbund oder anderen Rechtsexperten beraten lassen. Auch das hilft, Ärger zwischen den beiden Parteien zu vermeiden.

Ist die Nebenkostenabrechnung jedoch fehlerhaft, sollte der Mieter auf Korrektur drängen. Ein Widerspruch ist bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung möglich. Davon unberührt ist die Verpflichtung beider Seiten, alle anderen korrekt ermittelten Überschüsse auszugleichen bzw. Nachzahlungen zu leisten.

Ein besonderer Punkt sind Hausmeisterkosten. Der Vermieter darf diese abrechnen, kann
dann aber die von dieser Person erledigten Arbeiten für zum Beispiel Wartungen nicht noch
einmal abrechnen.
Welche Kosten sind wirklich Betriebskosten?
Aus der Maxime „fortlaufend und erforderlich“ ergeben sich die zulässigen Betriebskosten.
Dazu zählen Positionen wie Aufzug, Beleuchtung, Fernsehempfang, Gartenpflege,
Gebäudeversicherungen, Grundsteuer (vorbehaltlich einer Gesetzesänderung), Hausmeister,
Müllentsorgung, Schornsteinfeger, Straßenreinigung und Winterdienst,
Treppenhausreinigung, Trinkwasserversorgung und Abwasser, Zentralheizung und
Warmwasser. Noch einmal der Hinweis: Der Vermieter darf nur fortlaufende oder
wiederkehrende Kosten abrechnen. Einmalige Ausgaben für Reparaturen oder Ersatz sind
unzulässig!
Der Abrechnungsschlüssel
Es gibt zwei Abrechnungsarten. Die meisten Kosten sind auf die Wohnfläche umzurechnen
und in der Betriebskostenabrechnung anteilig abzurechnen. Allerdings gibt es auch eine
Aufschlüsselung in Form von Pro-Kopf-Kosten für zum Beispiel Müll oder Trinkwasser. Das ist
unproblematisch, sofern das so im Mietvertrag festgehalten ist. Anderenfalls gilt nur eine
anteilige Abrechnung nach Wohnfläche als zulässig.
Zankapfel ist häufig die Heizkostenabrechnung . Hierbei ist zwingend nach tatsächlichem
Verbrauch oder/und Wohnfläche abzurechnen, wobei die Wohnfläche je nach Gebäudeart
maximal zu 30 – 50 Prozent einfließen darf. Eine Abrechnung pro Kopf, auch nicht als
Mischform aus Personenzahl und Wohnfläche, ist dagegen rechtswidrig.
Fazit: Kleinigkeiten entscheiden
Vermieter sollten wachsam sein. Die Betriebskosten gehören in den Mietvertrag und sind
rechtzeitig abzurechnen. Die Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung muss außerdem den
klaren rechtlichen Vorgaben folgen. Aber auch dann kann es Streit kommen. Insbesondere
bei Unkenntnis und rechtliche Zweifelsfälle sollten sich Vermieter beraten lassen. Das gilt
jedoch auch für Mieter. Hörensagen ist keine Sicherheit. Bevor ein Mieter eine Abrechnung
anzweifelt, sollte er sich beim Mieterschutzbund oder anderen Rechtsexperten beraten
lassen. Auch das hilft, Ärger zwischen den beiden Parteien zu vermeiden.
Ist die Nebenkostenabrechnung jedoch fehlerhaft, sollte der Mieter auf Korrektur drängen.
Ein Widerspruch ist bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung möglich. Davon
unberührt ist die Verpflichtung beider Seiten, alle anderen korrekt ermittelten Überschüsse
auszugleichen bzw. Nachzahlungen zu leisten.