Wichtige Dokumente für Vermieter

Als Vermieter erhalten Sie während des gesamten Mietprozesses zahlreiche Unterlagen. Dazu zählen nicht nur Mietverträge, Mieterselbstauskünfte oder Übergabeverträge, sondern auch Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern. Es ist wichtig, diese Dateien sicher aufzubewahren und bei Bedarf jederzeit verfügbar zu haben.

Welche Unterlagen muss der Vermieter mitbringen?

Vermieter haben Pflichten: etwa die Instandhaltung der Immobilie, die Beseitigung möglicher Baumängel, die Nutzung von Sicherheitsaspekten wie Streudiensten, eine ausreichende Beleuchtung in und um die Immobilie oder dafür zu sorgen, dass alle Heizungen eingeschaltet sind. Dazu gehört auch, eine Hausordnung zum Wohle aller Mieter aufzustellen und sich an die darin genannten Punkte zu halten. Mieter haben das Recht, sie zu sehen. Halten Sie daher für alle Fälle relevante Unterlagen bereit. Weitere relevante Dokumente sind der Grundriss der Immobilie, vorzugsweise in Quadratmetern Wohnfläche sowie der Energieausweis. Wichtig sind außerdem ein Abrechnungsbeispiel für Verbrauchskosten Gas, Wasser, Strom und ein Nachweis der Hausratversicherung.

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Optionen zur Dokumentenverwaltung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu speichern und zu archivieren. Aufgrund der geringen Digitalisierungsdurchdringung in der Immobilienwirtschaft ist die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform heute oft noch der Standard. Diese Dateien finden sich dann oft in unzähligen Ordnern wieder. Einige Dokumente können Vermieter aber mittlerweile auch digital erhalten. Daher verwenden viele Nutzer ihren Computer bereits, um wichtige Dateien zu speichern. Vermieter spielen im Vermietungsprozess oft die Rolle von Archivaren. Hier empfiehlt sich die digitale Archivierung von Akten, da es oft einfacher ist, bestimmte Dateien schnell und einfach zu finden als analoge Methoden. Andererseits ist die Scheinablage von Akten nicht nur für Vermieter mühsam. Es kann auch zu Unzufriedenheit beim Mieter führen, wenn er zum Beispiel länger auf vom Vermieter angeforderte Unterlagen warten muss.

Checkliste für die wichtigsten Dokumente

In jedem Fall ist darauf zu achten, dass zusammengehörende Unterlagen gebündelt und möglichst an einem Ort abgelegt werden, etwa nach Mieter oder Mietobjekt. Sowohl bei der analogen als auch bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten ist es wichtig, diese langfristig zu speichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Um dies zu erreichen, ist die ordnungsgemäße Organisation und Ablage von Dateien von entscheidender Bedeutung.

Dokument #1: Mietvertrag und Änderungen

Im Mietprozess werden Vermietern immer wieder Fragen gestellt, die sich mit einem kurzen Blick in den Mietvertrag klären lassen. Sind sich beispielsweise zwei Mieter einer Immobilie über die Aufteilung uneinig, kann der Vermieter in den jeweiligen Vertragsunterlagen nachsehen, wer welchem Raum und welcher Funktion zugewiesen wurde. Werden während der laufenden Mietzeit Änderungen am Mietvertrag vorgenommen, sind diese Änderungen immer an der gleichen Stelle wie der Vertrag selbst zu protokollieren und zu archivieren. Änderungen kommen häufig vor, besonders, wenn der Vertrag schon eine Weile besteht. Dazu gehören beispielsweise Mieterhöhungen und Vertragsänderungen oder Nebenkostenvorauszahlungen. Enthält der Mietvertrag ungewöhnliche Zusatzbestimmungen, wie bei Staffelmietverträgen, benötigen Sie zusätzliche Unterlagen, die bestimmte Dinge erläutern und begründen.

Dokument #2: Protokolle

Während eines Mietverhältnisses ist eines der ersten Dokumente, die zwischen einem Mieter und einem Vermieter ausgetauscht werden, ein Übergabevertrag. Die Vereinbarung dokumentiert gemeinsame Wohnungsbesichtigungen vor Einzug und nach Auszug der Mieter. Um spätere Meinungsverschiedenheiten über den Zustand der Immobilie, etwa beim Auszug eines Mieters, schnell klären zu können, sollte dieses Dokument während der gesamten Mietzeit griffbereit sein.

Dokument #3: Selbstzertifizierung

Bereits vor Mietbeginn erhalten Sie als Vermieter Selbstauskünfte von Mietinteressenten. Sie sollten sie auch an einem sicheren Ort aufbewahren, da es sich um sensible Daten handelt. Außerdem können Sie dieses Dokument nutzen, um wichtige Kontaktdaten und Informationen zu Mietern zu erhalten, die Sie beispielsweise für die Gestaltung eines Mietvertrags benötigen.

Dokument #4: Nebenkostenabrechnung

Für Ihre Mieter müssen jährlich Nebenkostenabrechnungen erstellt werden. Nach Erhalt der Abrechnung haben Mieter zwölf Monate Zeit, Widerspruch einzulegen und mögliche Fehler in Nebenkostenabrechnungen zu hinterfragen. Allein dies macht deutlich, dass es notwendig ist, Nebenrechnungen für jede Wohnung sicher aufzubewahren, falls Sie darauf zugreifen müssen.

Dokument #5: Rechnungen

Da Rechnungen und Belege über angefallene Betriebskosten als Grundlage für Nebenkostenabrechnungen dienen, sollten diese über den gesamten Abrechnungszeitraum aufbewahrt werden. Widerspricht ein Mieter einer Nebenkostenabrechnung und macht von seinem Recht Gebrauch, die Quittung einzusehen, muss der Vermieter alle der Rechnung zugrunde liegenden Quittungen vorlegen und offenlegen können. Der Mieter hat dieses Recht für zwölf Monate nach Zugang der Rechnung.

Dokument #6: Erinnerungen

Mit dem Abschluss eines Mietvertrages übernimmt der Mieter die Verpflichtungen, die er zu erfüllen hat. Dazu gehört unter anderem die pünktliche und vollständige Zahlung der Miete sowie die ordnungsgemäße Haltung des Mietobjekts. Verletzt der Mieter seine Pflichten, kann der Vermieter rechtliche Schritte einleiten. Bei nicht vollständiger Zahlung der Miete und beispielsweise bei vertragswidriger Nutzung des Mietobjekts muss der Vermieter gemahnen, bevor rechtliche Schritte gegen den Mieter eingeleitet werden können. Diese Mahnungen sollten für spätere Schwierigkeiten sicher aufbewahrt werden.

Fazit

Die Verwaltung wichtiger Dokumente ist für Vermieter sehr wichtig. Wichtige Dokumente dürfen nicht verlegt oder gelöscht werden. Vermieter benötigen einige Dokumente, um sie allen Interessenten vorlegen zu können. Einige Dinge sind obligatorisch und andere können als Zugeständnisse an zukünftige Mieter angesehen werden. Dann benötigen Sie diverse Unterlagen von potenziellen Nachmietern, einige bereits bei der Besichtigung, andere erst bei der Unterzeichnung des Mietvertrags. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt auch für Vermieter. Das bedeutet: Sie erhalten nur wirklich mietvertragsrelevante Daten. Bei Ablehnung sind alle diese Daten spätestens nach drei Monaten unwiderruflich zu löschen bzw. die entsprechenden Unterlagen zu vernichten.

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