Tipps für Vermieter bei ausstehenden Nebenkostennachzahlungen

Nebenkostennachzahlungen

Die Nebenkostenabrechnung ist erstellt und verschickt, doch die daraus resultierende Nachzahlung bleibt aus? Als Vermieter kann dies eine unangenehme Situation sein, die schnelles Handeln erfordert. Hier findest du wertvolle Tipps und Handlungsmöglichkeiten, um auf Zahlungsausfälle bei den Nebenkosten effektiv zu reagieren.

Zahlungspflicht des Mieters – Wann ist eine Nachzahlung berechtigt?

Damit du als Vermieter eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung verlangen kannst, muss im Mietvertrag festgehalten sein, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Die Nebenkostenabrechnung muss fristgerecht innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden.
  • Die Abrechnung muss formell korrekt, verständlich und nachvollziehbar sein, mit einer übersichtlichen Aufstellung der Gesamtkosten, Verteilerschlüsseln und dem jeweiligen Mieteranteil.
  • Vorauszahlungen des Mieters müssen von der Gesamtforderung abgezogen werden.

Erfüllt die Abrechnung diese Bedingungen, ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet. Die Zahlung muss innerhalb der gesetzten Frist, spätestens jedoch 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung, erfolgen.

Optionen für Vermieter bei ausstehenden Nebenkostenzahlungen

Persönlicher Kontakt

Zunächst solltest du den persönlichen Kontakt mit deinem Mieter suchen. In einem Gespräch können Missverständnisse zur Nebenkostenabrechnung geklärt und mögliche Zahlungsschwierigkeiten des Mieters besprochen werden.

  • Einwände des Mieters: Falls der Mieter Einwände hat, kannst du ihn darüber aufklären, dass ein Widerspruch konkret begründet sein muss.
  • Inhaltliche Fehler: Sollten Fehler in der Abrechnung vorliegen, können diese zeitnah korrigiert werden.
  • Ratenzahlung: Bei Zahlungsproblemen kann eine Ratenzahlungsvereinbarung helfen, zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.

Mahnung

Hast du im Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung ein Zahlungsziel genannt, ist eine Mahnung nicht zwingend erforderlich. Der Mieter gerät automatisch in Verzug, wenn er nicht fristgerecht zahlt. Eine Mahnung kann dennoch als Erinnerung nützlich sein und den Mieter auf die Konsequenzen weiterer Zahlungsverzögerungen hinweisen.

Außerordentliche Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB bezieht sich nur auf regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie die Grundmiete und Nebenkostenvorauszahlungen. Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung fallen nicht darunter. Eine fristlose Kündigung ist jedoch möglich, wenn die Höhe der ausstehenden Nachzahlung zwei Monatsmieten übersteigt, gemäß § 543 Abs. 1 BGB.

Ordentliche Kündigung

Eine ordentliche Kündigung kann unter bestimmten Bedingungen erfolgen:

  • Die Höhe der Forderung beträgt mehr als eine Monatsmiete.
  • Eine vorangegangene Abmahnung durch dich als Vermieter ist erforderlich.

Klage

Wenn alle anderen Maßnahmen erfolglos bleiben, bleibt dir die Möglichkeit einer Zahlungsklage beim zuständigen Amtsgericht. Du kannst neben der Nachzahlung auch Verzugszinsen geltend machen.

Vorausschauende Kalkulation der Nebenkosten zur Vermeidung hoher Nachzahlungen

Um hohe Nachforderungen zu vermeiden, solltest du die Nebenkostenvorauszahlungen regelmäßig überprüfen und realistisch kalkulieren. Eine geringfügig höhere monatliche Vorauszahlung kann eine große Nachzahlung am Ende des Jahres verhindern.

Verrechnung der Schuld mit der Mietkaution

Die Begleichung einer Nachzahlung durch die Mietkaution ist nur zulässig, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist oder ein Gericht dies anordnet. Andernfalls ist eine Verrechnung nicht erlaubt.

Fazit

Bleibt die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung aus, solltest du als Vermieter zunächst den persönlichen Kontakt suchen, um Missverständnisse oder Zahlungsprobleme zu klären. Falls dies nicht zum Erfolg führt, stehen dir Mahnungen, ordentliche und außerordentliche Kündigungen sowie eine Klage zur Verfügung, um deine Forderungen durchzusetzen. Eine vorausschauende Kalkulation der Nebenkosten kann zukünftigen Zahlungsausfällen vorbeugen.

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