Was Vermieter an Nebenkosten auf Mieter umlegen dürfen

Vermieterinnen und Vermieter haben grundsätzlich die Möglichkeit, bestimmte laufende Kosten, die im Rahmen der Immobiliennutzung anfallen, auf ihre Mieter zu übertragen. Maßgeblich hierfür ist die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV), die klar definiert, welche Posten in der jährlichen Nebenkostenabrechnung erscheinen dürfen – und welche nicht.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über alle umlagefähigen Nebenkostenarten sowie rechtliche Hinweise zur Vertragsgestaltung und Abrechnung.

Überblick: Diese Themen erwarten Sie

• Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?
• Was darf nicht auf Mieter umgelegt werden?
• Leerstand: Wer zahlt die Nebenkosten leerer Wohnungen?
• Nebenkostenabrechnung: Fristen und Formalien
• Betriebskosten realistisch kalkulieren

Umlagefähige Betriebskosten – was das Gesetz erlaubt

Nicht alle laufenden Ausgaben, die durch den Besitz und Betrieb einer Mietimmobilie entstehen, können auf die Mietparteien übertragen werden. Die BetrKV benennt 17 konkret zulässige Betriebskostenarten, die im Mietvertrag aufgeführt oder per Verweis auf § 2 BetrKV vereinbart werden können.

Hier ein Überblick der zulässigen Positionen:

Öffentliche Abgaben

Grundsteuer zählt zu den umlegbaren Kosten. Andere staatliche Abgaben, wie z. B. die Grunderwerbsteuer, gehören hingegen nicht dazu.

Wasserversorgung

Zugelassen sind:

• Grundgebühren
• Verbrauchskosten laut Zähler
• Wartung und Eichung von Messgeräten
• Betrieb hauseigener Wassersysteme

Abwasserentsorgung

Dazu zählen Entwässerungsgebühren sowie Betriebskosten technischer Anlagen wie Abwasserpumpen.

Heizkosten

Hier sind unter anderem folgende Kostenarten abgedeckt:

• Brennstoffe (z. B. Gas, Öl)
• Wartung und Betrieb der Heiztechnik
• Fernwärmebezug
• Reinigung von Heizungsanlagen

Warmwasserversorgung

Erlaubt ist die Umlage der Kosten für zentrale Warmwasserbereitung inkl. Wartung und Reinigung.

Kombinierte Heizungs-/Warmwasseranlagen

Wenn beide Systeme über eine gemeinsame Anlage laufen, gelten die gleichen Regeln wie bei den Einzelkomponenten.

Aufzugsbetrieb

Betriebskosten wie Strom, regelmäßige Wartung, Überwachung und Reinigung des Fahrstuhls sind umlagefähig – nicht jedoch Reparaturen oder Erneuerungen.

Straßenreinigung und Müllentsorgung

Typische Kosten:

• Müllabfuhr
• Entsorgung von Hausmüll
• Räum- und Streudienste im Winter
• Betrieb von Müllpressen

Sperrmüllentsorgung ist nur dann umlegbar, wenn sie regelmäßig anfällt – nicht bei Einzelfällen wie bei Auszügen.

Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung

Reinigung von Treppenhäusern, Kellern, Fluren sowie Maßnahmen gegen Ungeziefer sind umlagefähig – bei regelmäßigem Aufwand.

Pflege von Grünflächen

Kosten für die Instandhaltung von Gartenanlagen und Kinderspielflächen gehören dazu.

Beleuchtung

Stromverbrauch für Allgemeinflächen wie Eingänge, Treppen, Keller und Wege darf berücksichtigt werden.

Schornsteinfeger

Gebühren für gesetzlich vorgeschriebene Reinigungen sind umlegbar.

Versicherungen

Versicherungsprämien für Gebäude (Feuer, Sturm, Leitungswasser), Glas und Haftpflicht zählen zu den zulässigen Posten.

Hausmeisterkosten

Die Bezahlung für den Hauswart ist umlagefähig, sofern er keine Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Gemeinschaftsantennen und Internetverteilung

Wartung und Betrieb von Antennenanlagen oder zentralen Internetverbindungen sind umlagefähig.

Achtung: Seit Mitte 2024 dürfen Kabelanschlussgebühren nicht mehr pauschal über die Nebenkosten abgerechnet werden.

Wasch- und Trockenräume

Kosten für Betrieb, Wartung und Reinigung gemeinschaftlich genutzter Waschkeller und Geräte sind umlegbar.

Weitere regelmäßig anfallende Kosten

Dazu zählen beispielsweise:

• Dachrinnenreinigung
• Wartung von Brandschutzeinrichtungen
• Reinigung von Lichtschächten

Voraussetzung: Sie müssen im Mietvertrag ausdrücklich genannt werden.

Was darf nicht umgelegt werden?

Nicht jede Ausgabe rund ums Haus darf auf Mieter umgelegt werden. Die wichtigsten Ausschlüsse:

• Verwaltungskosten, z. B. für Büroarbeit, Abrechnungserstellung oder Eigentümervertretung
• Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. Austausch defekter Geräte)
• Einmalige Aufwendungen
• Versicherungen außerhalb der zulässigen Risiken
• Kosten, die leerstehende Einheiten betreffen

Wer trägt die Kosten bei leerstehenden Wohnungen?

Wenn eine Wohnung unvermietet bleibt, trägt der Eigentümer sämtliche Betriebskosten dieser Einheit selbst. Eine Umlage auf die anderen Mieter ist nicht zulässig, auch nicht anteilig.

Nur in Ausnahmefällen – z. B. bei einem sehr hohen Leerstand – kann eine Änderung des Verteilerschlüssels erfolgen. Diese muss jedoch gerichtlich genehmigt und vom Vermieter plausibel begründet werden.

Betriebskostenabrechnung: Was ist zu beachten?

Wenn im Mietvertrag monatliche Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart wurden, ist eine jährliche Abrechnung Pflicht (§ 556 BGB).

Fristen:

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen – meist ist das das Kalenderjahr.

Verspätete Abrechnungen führen in der Regel dazu, dass Nachforderungen verfallen.

Vertragsklauseln: So sichern Sie sich rechtlich ab

Die Verpflichtung zur Zahlung von Betriebskosten muss vertraglich geregelt sein. Eine wirksame Formulierung lautet:

„Der Mieter trägt die Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV.“

Damit können alle umlagefähigen Positionen abgerechnet werden, ohne sie einzeln aufzulisten.

Wichtig: Allgemeine Aussagen wie „Der Mieter zahlt die Nebenkosten“ reichen nicht aus.

Pauschale statt Abrechnung?

Wird im Vertrag eine Betriebskostenpauschale vereinbart, entfällt die Pflicht zur jährlichen Abrechnung. Jedoch kann bei steigenden Kosten nur dann angepasst werden, wenn eine Erhöhungsklausel im Vertrag enthalten ist.

So kalkulieren Sie realistische Vorauszahlungen

Setzen Sie die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen nicht zu niedrig an – das führt oft zu Nachforderungen und Streit. Zugleich sollten die Beträge nicht unnötig hoch angesetzt werden.

Orientierungshilfen:

• Frühere Abrechnungen
• Vergleichswerte ähnlicher Objekte
• Haushaltsgröße der Mieter

Tipp: Lassen Sie vorsorglich alle relevanten Betriebskostenarten im Mietvertrag stehen – selbst wenn sie derzeit nicht anfallen.

Fazit

Vermieter dürfen bestimmte laufende Kosten gemäß Betriebskostenverordnung an ihre Mieter weitergeben. Wichtig ist, dass die entsprechenden Positionen vertraglich eindeutig geregelt und korrekt abgerechnet werden.

Eine transparente Nebenkostenregelung schützt beide Seiten – und ist ein Schlüssel zu einem langfristig guten Mietverhältnis.