Umlageschlüssel / Verteilerschlüssel

Mietnebenkosten

Als Vermieter eines Objektes können Sie mit Ihren Mietern eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbaren. Um die Nebenkosten nach Mietparteien aufzuschlüsseln, wenden Sie einen Umlageschlüssel an, der Sie dabei unterstützt, die Kosten fair aufzuteilen und für die Mieter transparent und verständlich ist. Diese verschiedenen Kostenpositionen können Sie über den Umlageschlüssel, oft auch als Verteilerschlüssel bezeichnet, auf die Parteien verteilen.

Kostenpositionen im Umlageschlüssel

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist das Richtwert für alle Inhaber von Immobilien, die ihre Räume und Grundstücke teilweise oder ganz vermieten möchten. In §2 des BetrKV "Aufstellung der Betriebskosten" sind alle Positionen gelistet, die Sie über einen Verteilerschlüssel umlegen können. Diese Betriebskosten tragen also bei einer Vermietung nicht Sie als Eigentümer sondern die Mieter, die das Objekt nutzen.

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1) Öffentliche Lasten: Die wichtigste Last für Sie als Immobilienbesitzer ist die Grundsteuer. Sie kann auf die Mieter umgelegt werden. Die Grunderwerbssteuer hingegen zahlen Sie als Inhaber oder anteilig als Mitglied einer Inhabergemeinschaft.

2) Wasserversorgung: Ihre Mieter zahlen nicht nur für den Wasserverbrauch je Kubikmeter sondern auch anteilig für Grundgebühren, Zähler, Eichung und Wartung, Wasseraufbereitung und Wasserversorgung, beispielsweise durch Instandhaltung der Rohre und Leitungen.

3) Entwässerung: Die Entwässerung von Haus und Grundstück ist umlagefähig. Dazu gehören beispielsweise Kosten für den Betrieb einer Entwässerungspumpe.

4) Heizung: Ihre Mieter zahlen den individuellen Verbrauch von Heizenergie, aber auch den Betrieb der Heizanlage, Abgasanlage, deren Eichung und Wartung. Werden Heizkörper gereinigt und gewartet, kann dies ebenfalls anteilig umgelegt werden.

5) Warmwasser: Kosten für die Versorgung mit und den Verbrauch von Warmwasser werden in der Regel auf die Mietparteien umgelegt.

6) Verbundene Versorgung Heizung und Warmwasser: Bei diesem Kostenpunkt geht es um die Brennstoffkosten direkt.

7) Aufzug: Ein Aufzug, der von allen Mietern genutzt werden kann, kann über den Umlageschlüssel abgerechnet werden. Führt der Aufzug beispielsweise nur in eine Wohnung, zahlt dieser Mieter für Wartung, Reinigung und Pflege. Die Reparatur des Aufzugs ist nicht umlagefähig, er gehört zum gemieteten Objekt.

8) Straßenreinigung und Müllbeseitigung: Laufende Kosten für Müllabfuhr, Schnee schippen, Hofreinigung usw. sind umlagefähig.

9) Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Alle gemeinsam genutzten Räume der Immobilie wie Hausflur, Keller, Fahrstuhl, Waschraum usw. können von eine Reinigungsfirma gepflegt werden, wenn gewünscht. Diese Ausgabe ist ebenso umlagefähig wie die Bekämpfung von Ratten, Kakerlaken und anderen Schädlingen.

10) Gartenpflege: Die Pflege des Grundstücks selbst mit Garten oder dekorativem Beet kann auf die Mietparteien umgelegt werden. Im Zweifel muss der Aufwand jedoch nachweisbar sein.

11) Beleuchtung: Innen- und Außenbeleuchtung von Haus und Hof können anteilig auf die Mietparteien umgelegt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass energiesparende Technik verbaut wird, die beispielsweise von selbst die Beleuchtung ausschaltet, wenn der Hausflur nicht genutzt wird.

12) Schornsteinreinigung: Wo noch aktive Schornsteine vorhanden sind, können die Kosten der Reinigung über den Umlageschlüssel verteilt werden.

13) Versicherungen: Alle Versicherungen, die das Objekt selbst betreffen, sind umlagefähig. Private und berufliche Versicherungen für Sie als Vermieter zählen nicht dazu.

14) Hauswart: Hausmeister, Hauswart oder eine Firma, die auf Abruf Ihren Mietern bei Problemen im Objekt zur Seite steht, sind Leistungen, die im Verteilerschlüssel umgelegt werden können.

15) Antennen und Kabelanschluss: Stellt Ihre Immobilie Kabelanschlüsse, Antennen und Satellitenschüsseln zur Verfügung, können die Kosten dafür auf die Mieter umgelegt werden.

16) Wäschepflege: Stellen Sie Ihren Mietern einen Wasch- oder Trockenraum zur Verfügung und statten diesen beispielsweise mit Maschinen aus, die von allen genutzt werden, können Sie diese Kosten anteilig umlegen.

17) Sonstige Betriebskosten: Alle Kosten, die im Objekt anfallen und alle Mieter betreffen, können in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Dazu können beispielsweise Besonderheiten wie ein verstärkter Objektschutz gehören. Mieter müssen jeder Maßnahme, die Sie neu einführen, vertraglich zustimmen. Achten Sie daher von Anfang an darauf, dass Ihr Umlageschlüssel und alle eventuellen Nebenkosten bereits im Mietvertrag gelistet sind.

Welchen Umlageschlüssel für Immobilien nutzen?

Ebenfalls im Mietvertrag wird festgelegt, nach welchem Verteiler- oder Umlageschlüssel Sie Ihre Nebenkosten für das Objekt abrechnen. Unter § 556a BGB wird vermerkt, dass eine unangemessene Benachteiligung der Mieter unzulässig ist. Das bedeutet, dass der Schlüssel zu dem Objekt und den Mietverhältnissen passen muss. Sind beispielsweise in einem Gebäude auf zwei Etagen eine Firma und auf einer weiteren Etage 4 private Mietparteien ansässig, wäre eine Verteilung der Kosten nach Einheiten unrechtmäßig. Hier sollten Sie den Schlüssel nach Verbrauch oder Fläche wählen.

Folgende Schlüssel stehen Ihnen zur Verfügung:

Umlageschlüssel Wohnfläche

Die Kosten werden nach dem tatsächlichen Anteil der Wohnfläche abgerechnet. Sind beispielsweise 3 Parteien mit je 50qm und 3 Parteien mit je 150qm Mietfläche im Objekt ansässig, zahlen die ersteren Parteien zusammen einen so hohen Anteil wie 1 Einzelmieter der großen Räume.

Sie rechnen nach der Formel: Gesamtkosten ÷ Gesamtwohnfläche x Wohnungsgröße

Verteilerschlüssel Verbrauch

Dieser Schlüssel ist nur auf tatsächliche Verbrauchskosten wie Warmwasser und Heizung anwendbar. Nach § 7 Heizkostenverordnung können diese Kosten mit mindestens 50% und maximal 70% verbrauchsabhängig pro Mieter abgerechnet werden. Dabei geht das Gesetz davon aus, dass beispielsweise eine Partei die viel heizt auch Nachbarobjekte mitbeheizt. Eine exakte Abrechnung ist nicht in allen Objekten möglich, beispielsweise durch den Waschraum. Hier kommt ein zweiter Umlageschlüssel für alle anderen Nebenkosten zur Anwendung.

Abrechnung nach Personanzahl

Dieser Schlüssel kann nur genutzt werden, wenn Sie als Vermieter sicher wissen, wie viele Personen in jeder Mieteinheit leben. Die Daten aus dem Einwohnermeldeamt genügen dazu nicht (BGH Az.: VIII ZR 82/07, 2008). Ist eine Person beispielsweise noch bei einem Expartner gemeldet aber lebt dort nicht, müsste die Mietpartei nicht für sie mitzahlen. Dieser Schlüssel findet dadurch selten Anwendung.

Umlage nach Wohneinheiten

Kalte Betriebskosten können je Wohneinheit umgelegt werden. Die Personenzahl pro Einheit ist dafür unwichtig, ebenso wie die Fläche. Sie müssen jedoch ganz klar im Mietvertrag festhalten, welche Kosten Sie auf die Mieteinheit umlegen werden. Auch eine Änderungsklausel ist essentiell, da die Kosten und Mietverhältnisse sich im Laufe der Jahre immer wieder verändern können, so dass ein anderer Umlageschlüssel sich für das Objekt dann besser eignet.

Umlageschlüssel bei Leerstand anwenden

Bei Leerstand tragen Sie als Vermieter die Nebenkosten. Haben Sie sich dann für die Abrechnung nach Personenzahl entschieden, können rechtliche Hürden entstehen, bei denen unklar ist, ob beispielsweise eine Wohnung über 100qm als eine oder mehrere Personen zählt. Theoretisch würde hier eventuell eine Familie leben, doch so müssten Sie als Vermieter mindestens 3 persönliche Einheiten übernehmen. Eine gesetzliche Grundlage durch ein klares Urteil konnte auch das BGH Urteil von 2013 Az.: VIII ZR 180/12 hier nicht schaffen. Beim Leerstand einer Wohnung, die sonst mit sehr hohen Kosten abgerechnet wurde, sollten Sie daher im Zweifel einen Fachanwalt zu Rate ziehen, um eine faire Entscheidung für Mieter und Vermieter gleichermaßen zu treffen.

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