Nebenkostenabrechnung erstellen

Nebenkostenabrechnung erstellen

Oft herrscht Unklarheit darüber, welche Ausgaben des Vermieters tatsächlich zu denjenigen Nebenkosten gehören, die dem Mieter berechnet werden dürfen. Die Folge: Jede zweite Nebenkostenabrechnung erweist sich laut Branchenexperten als fehlerhaft.

Gesetzliche Grundlage der Betriebskostenabrechnung

Laut § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Betriebskosten Mietnebenkosten wie folgt definiert:

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„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Es wird jedoch nicht direkt bestimmt, wer die Mietnebenkosten zu tragen hat. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass sie auf den Mieter umgelegt werden können. Es ist ebenfalls nicht festgelegt, ob die Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung geleistet werden müssen. Welche Kosten umgelegt werden dürfen, steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). 

Aufstellung einzelner Betriebskosten (§ 2)

§ 2 enthält eine Aufzählung einzelner Betriebskosten. Diese umfasst u. a. die Grundsteuer (Nr. 1), die Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung (Nr. 2 und 3), die Betriebskosten der Heizung und Warmwasserversorgung (Nr. 4 und 5), die Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Nr. 8), für Gartenpflege, Gebäudereinigung, Beleuchtung und Schornsteinreinigung (Nr. 9–12) sowie für Haftpflicht- und Gebäudeversicherung (Nr. 13).

Durch die Änderung im Jahr 2021 fallen die letztgenannten Kosten sowie die monatliche Grundgebühr für Kabelfernsehen nur noch bis zum 30. Juni 2024 unter die Betriebskosten.

Zu den Betriebskosten zählen nach § 2 BetrKV die folgenden Kosten:

1. laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer)
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
5. Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
6. verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage
16. Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.

Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem:

  • Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
  • Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
  • Einkommensteuer, Grunderwerbsteuer, Erbschaftssteuer
  • Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
  • Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
  • Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Steuerberater, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Nebenkosten für Leerstand

Welche Nebenkosten-Verteilerschlüssel gibt es?

Im Mietvertrag wird auch festgelegt, wie die Nebenkosten für die Immobilie abgerechnet werden sollen. Gemäß § 556a BGB ist es nicht erlaubt, die Mieter unangemessen zu benachteiligen. Das bedeutet, dass der gewählte Verteiler- oder Umlageschlüssel zur Immobilie und den Mietverhältnissen passen muss. Wenn zum Beispiel in einem Gebäude eine Firma auf zwei Etagen und auf einer weiteren Etage vier private Mietparteien ansässig sind, wäre eine Verteilung der Kosten nach Einheiten unfair. In diesem Fall wäre es besser, den Schlüssel nach Verbrauch oder Fläche zu wählen.

Verteilung nach Wohnfläche

Die Kosten werden entsprechend dem prozentualen Anteil der Wohnfläche auf die Mietparteien verteilt. Wenn zum Beispiel drei Parteien jeweils 50 Quadratmeter und drei Parteien jeweils 150 Quadratmeter Wohnfläche haben, zahlen die erstgenannten Parteien zusammen denselben Anteil wie ein Einzelmieter der großen Räume.

Die Formel zur Berechnung lautet: Gesamtkosten ÷ Gesamtwohnfläche x Wohnungsgröße.

Verteilung nach Verbrauch

Dieser Schlüssel betrifft nur die tatsächlichen Verbrauchskosten wie Warmwasser und Heizung. Gemäß § 7 der Heizkostenverordnung können diese Kosten mit einem Anteil von mindestens 50 % und maximal 70 % pro Mieter abgerechnet werden, basierend auf dem Verbrauch. Eine genaue Abrechnung ist nicht in allen Fällen möglich, z. B. wenn es keinen eigenen Wasserzähler gibt. In solchen Fällen wird ein zweiter Umlageschlüssel für die anderen Nebenkosten verwendet.

Abrechnung nach Personenzahl

Dieser Schlüssel kann nur verwendet werden, wenn der Vermieter genau weiß, wie viele Personen in jeder Mieteinheit leben. Daten aus dem Einwohnermeldeamt reichen dafür nicht aus. Wenn zum Beispiel eine Person noch bei einem Expartner gemeldet ist, aber nicht dort lebt, müsste die Mietpartei nicht für diese Person zahlen. Dieser Schlüssel wird daher selten verwendet.

Umlage pro Wohneinheit

Kalte Betriebskosten können pro Wohneinheit aufgeteilt werden, unabhängig von der Anzahl der Personen oder der Wohnfläche. Es muss jedoch klar im Mietvertrag festgehalten werden, welche Kosten auf die einzelne Wohneinheit umgelegt werden sollen. Eine Änderungsklausel ist ebenfalls wichtig, da sich die Kosten und Mietverhältnisse im Laufe der Zeit ändern können, sodass möglicherweise ein anderer Umlageschlüssel besser geeignet ist.

Anwendung eines Umlageschlüssels bei Leerstand

Bei Leerstand trägt der Vermieter die Nebenkosten. Wenn die Abrechnung nach Personenzahl gewählt wurde, können rechtliche Probleme auftreten, z. B. wenn unklar ist, ob eine Wohnung über 100 Quadratmeter als eine oder mehrere Personen gezählt werden sollte. In diesem Fall müsste der Vermieter mindestens drei fiktive Personen übernehmen. Ein eindeutiges Urteil des BGH von 2013 (Az.: VIII ZR 180/12) konnte keine klare rechtliche Grundlage schaffen. Bei Leerstand einer Wohnung, die sonst mit hohen Kosten abgerechnet wurde, ist es ratsam, im Zweifelsfall einen Fachanwalt zu konsultieren, um eine faire Lösung für Mieter und Vermieter zu finden.


Welche Frist gilt bei der Verjährung von Nebenkostenabrechnungen?

Gemäß §195 BGB haben sowohl Vermieter als auch Mieter drei Jahre Zeit, um Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist verjähren die Ansprüche für beide Seiten. Wenn der Vermieter nicht für die Verzögerung der Nebenkostenabrechnung verantwortlich ist, kann er auch nach verspäteter Zustellung Forderungen an den Mieter stellen. Unter bestimmten Umständen (§ 203 BGB, § 212 BGB) hat der Vermieter auch die Möglichkeit, die Verjährungsfrist zu hemmen oder neu zu starten.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2023 vorgelegt werden?

Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Vermieter ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2023 muss daher spätestens am 31.12.2024 vorgelegt werden.

Wann wird die Nebenkostenabrechnung für 2024 fällig?

Gemäß § 556 BGB muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter vorlegen. Der Abrechnungszeitraum endet normalerweise am 31. Dezember. Auch im Falle eines Auszugs des Mieters ist der Vermieter nicht verpflichtet, Teilabrechnungen vorzunehmen.

Deshalb sollte die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2023 den Mietern spätestens am 31.12.2024 zur Verfügung stehen. Wenn dieser Tag auf einen Samstag oder Sonntag fällt, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät erfolgt?

Wenn die Nebenkostenabrechnung nicht spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegt, muss der Mieter einer möglichen Nachzahlungsaufforderung nicht mehr nachkommen. Das Recht auf Auszahlung von Guthaben bleibt jedoch bestehen.

Die Mietzahlung

Die Zahlung der Miete ist zu dem Termin zu leisten, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Fehlt eine solche Vereinbarung, tritt die gesetzliche Regelung in Kraft, nach der die Miete bis zum 3. Werktag des betreffenden Monats zu zahlen ist.

Kaltmiete und Nebenkosten sind im Vertrag zu unterscheiden

Im Mietvertrag ist die Mietzahlung in zwei separate Posten aufzuschlüsseln:

  1. Die Netto-Kaltmiete
  2. Die Mietnebenkosten (Betriebskosten)

Mietnebenkosten sind jene Aufwendungen, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes oder einer Wohnung entstehen.  Diese Mietnebenkosten müssen nicht alle einzeln aufgelistet werden, es genügt dazu ein entsprechender Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Achtung: Sind die Mietnebenkosten nicht mit einem separat bezifferten Betrag ausgewiesen, gelten die Nebenkosten als mit der im Vertrag angegebenen Miete abgegolten und können nicht zusätzlich eingefordert werden.

Hier finden Sie eine Vorlage für einen Mietvertrag

Mietnebenkosten korrekt berechnen

Normalerweise vereinbaren Vermieter und Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die Mietnebenkosten. Dieser Betrag darf nicht willkürlich festgesetzt werden, sondern muss so gewählt sein, dass die entstehenden Kosten in etwa gedeckt sind (s. § 556 Abs. 2 BGB). Am Ende des Jahres muss der Vermieter dem Vermieter eine Abrechnung über diese Zahlungen erstellen. Daraus kann sich eine Nachforderung bzw. eine Rückzahlung ergeben.

Beispiele für Mietnebenkosten: Kosten für Wasserversorgung, Abwasser, Müllbeseitigung, Warmwasserbereitung, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Kabelanschluss, Straßenreinigung, Grundsteuer.

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung erfolgt schriftlich. Sie ist übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar erstellt. Sie gibt den Abrechnungszeitraum und den geltenden Verteilungsschlüssel an. Ebenso enthält sie eine nachvollziehbare Aufstellung der Gesamtkosten sowie eine Aufstellung über die Verrechnung  der Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten. Der Abrechnungszeitraum muss 12 Monate betragen und dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende dieses Abrechnungszeitraums vorliegen.

 Wichtige Hinweise

  • Laut Branchenexperten ist beinahe jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft.  Typische Fehler: Verteilerschlüssel falsch angewendet, Auflistung von Betriebskosten, die nicht umlagefähig sind, oder eine verspätet zugestellte Abrechnung. Prüfen Sie also als Mieter Ihre Abrechnung.
  • Der Vermieter kann statt des Nebenkostenabschlags auch eine so genannte Nebenkostenpauschale mit dem Mieter vereinbaren. Bei dieser Art die Betriebskosten zu begleichen, muss der Vermieter keine Mietkostenabrechnung erstellen. Aber: Er darf dann auch keine Nachforderungen an den Vermieter stellen, falls die Kosten höher sein sollten als erwartet. Das Verfahren dieser Pauschale kommt heute nur noch selten zum Einsatz, da Heizung und Warmwasser generell vom Vermieter nicht mehr pauschaliert abgerechnet werden dürfen.
  • In den meisten Fällen zählen die Stromkosten nicht zu den Mietnebenkosten.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und erstellt. Wir können jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen. Eine Haftung ist somit ausgeschlossen.


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13 Kommentare zu “Nebenkostenabrechnung erstellen”

    1. Hallo Sven,
      in einer Nebenkostenabrechnung sollten die Kosten erfasst werden, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Instandhaltung des Mietobjekts anfallen. Zu den gängigen umlagefähigen Kosten gehören Heizkosten, Wasserkosten, Müllentsorgung, Gebäudeversicherung, Grundsteuer, Straßenreinigung, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung und Strom für Gemeinschaftsbereiche, Hausmeisterdienst und Aufzugskosten. Die genaue Liste kann je nach Mietvertrag und Region variieren. Die Abrechnung sollte transparent sein, und Mieter haben das Recht zur Prüfung.

    1. Hallo Hagen,

      die gesetzlichen Vorschriften und Fristen, die Vermieter bei der Erstellung und Zustellung von Nebenkostenabrechnungen in Deutschland beachten müssen, sind im Wesentlichen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Hier sind die wichtigsten Aspekte:

      Frist für die Nebenkostenabrechnung: Vermieter müssen die jährliche Nebenkostenabrechnung in der Regel spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen. Der Abrechnungszeitraum ist normalerweise das Kalenderjahr. Das bedeutet, wenn das Mietverhältnis beispielsweise am 31. Dezember endet, muss die Abrechnung spätestens bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres beim Mieter sein.

      Inhalt der Nebenkostenabrechnung: Die Abrechnung muss alle relevanten Kostenpositionen und die Gesamtkosten enthalten. Sie muss auch nachvollziehbar und transparent sein. In der Betriebskostenverordnung sind die umlegbaren Kostenpositionen aufgeführt.

      Belege und Berechnungsgrundlagen: Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung auf Verlangen des Mieters mit den entsprechenden Belegen (z.B., Rechnungen) und Berechnungsgrundlagen (z.B., Verteilerschlüssel) vorzulegen.

      Vorauszahlungen und Nachzahlungen: Der Mieter muss über zu zahlende Vorauszahlungen oder eventuelle Nachzahlungen informiert werden. Eine Nachzahlung muss der Mieter in der Regel innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung begleichen.

      Korrekturfristen: Falls der Vermieter Fehler in der Abrechnung feststellt, kann er diese innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums korrigieren. Der Mieter hat dann ebenfalls 12 Monate Zeit, um eventuelle Nachforderungen oder Rückzahlungen zu leisten.

      Zustellung der Abrechnung: Die Abrechnung sollte schriftlich erfolgen. Eine mündliche Abrechnung ist in der Regel nicht wirksam. Die Zustellung kann per Post, persönlicher Übergabe oder auch digital (z.B., per E-Mail) erfolgen, sofern der Mieter dem zustimmt.

      Aufbewahrungspflicht: Der Vermieter muss die Unterlagen zur Nebenkostenabrechnung für mindestens ein Jahr nach Zugang der Abrechnung aufbewahren.

      Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Vorschriften und Fristen je nach individuellem Mietvertrag und regionalen Regelungen variieren können.

  1. Als Mieterin war dieser Artikel äußerst informativ und hilfreich für mich. Die Aufteilung zwischen Netto-Kaltmiete und Mietnebenkosten war mir nicht ganz klar, aber jetzt verstehe ich, wie sie im Mietvertrag aufgeschlüsselt sein sollten. Die Tipps zur korrekten Abrechnung und die Warnung vor möglichen Fehlern in Nebenkostenabrechnungen sind sehr nützlich. Ich fühle mich besser gerüstet, meine finanziellen Verpflichtungen in meiner neuen Wohnung zu verstehen und zu verwalten. Vielen Dank für diese Informationen!

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