Datenschutz für Vermieter und Mieter: Was zu beachten ist

In der digitalen Ära nimmt der Datenschutz eine zentrale Rolle im Alltag ein, und dies gilt besonders für das Mietverhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Sowohl Vermieter als auch Mieter müssen sich ihrer Rechte und Pflichten in Bezug auf den Schutz persönlicher Daten bewusst sein, um rechtliche Probleme zu vermeiden und ein vertrauensvolles Mietverhältnis zu gewährleisten.

1. Grundlagen der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat, regelt die Nutzung personenbezogener Daten durch Unternehmen. Ziel ist es, den Schutz personenbezogener Daten zu verbessern und die unerlaubte Weitergabe dieser Daten einzudämmen. Vermieter, die geschäftlich handeln, fallen ebenfalls unter diese Verordnung.

2. Rechte und Pflichten der Vermieter

Datenerhebung und -verarbeitung:

• Rechtmäßigkeit und Zweckbindung: Gemäß Artikel 6 Absatz 1 DSGVO dürfen Vermieter personenbezogene Daten nur erheben, wenn diese für das Mietverhältnis relevant sind. Dies umfasst Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung und Bonitätsauskünfte.
• Einwilligung und Information: Vermieter müssen Mieter darüber informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck erheben und verarbeiten. Vor Abschluss des Mietvertrags können Mieter ihre Einwilligung zur Datenspeicherung widerrufen.

Datensicherheit:

• Sicherheitsmaßnahmen: Vermieter sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.
• Vertraulichkeit: Nur Personen, die die Daten wirklich benötigen, sollten Zugriff darauf haben. Dies kann durch die Gewährleistung von Passwortschutz, verschlüsselter Kommunikation und eingeschränkten Zugriffsrechten erfolgen.

Protokollierung der Datenerhebung:

• Lückenlose Dokumentation: Gemäß Artikel 30 DSGVO sollten Vermieter protokollieren, wann und zu welchem Zweck verschiedene Mieterdaten erhoben wurden. Dies umfasst den Speicherort und die Bedingungen für die Löschung der Daten.

Datenweitergabe an Dritte:

• Berechtigtes Interesse: Die Weitergabe von Mieterdaten an Dritte, wie z.B. Handwerker oder Dienstleister, ist nur zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Der Mieter sollte vor der Weitergabe informiert werden.
• Haftung: Vermieter haften für Datenschutzverstöße durch Dritte, die sie beauftragt haben.

Löschung der Daten:

• Aufbewahrungsfristen: Daten müssen gelöscht werden, sobald der Zweck der Erhebung erfüllt ist. Dies ergibt sich aus Artikel 17 DSGVO. Bei Nebenkostenabrechnungen beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre, Kontaktdaten für die Rückzahlung der Mietkaution können bis zu vier Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses gespeichert werden.

3. Rechte und Pflichten der Mieter

Recht auf Information:

• Transparenz: Mieter haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Vermieter müssen auf Anfrage Auskunft erteilen.
• Zweck der Datenerhebung: Mieter sollten wissen, warum ihre Daten erhoben werden und wie sie verwendet werden.

Recht auf Berichtigung und Löschung:

• Datenkorrektur: Mieter können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Datenlöschung: Mieter haben das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden oder unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Datensicherheit:

• Eigene Maßnahmen: Mieter sollten ebenfalls darauf achten, ihre Daten sicher zu verwahren und nur die notwendigen Informationen preiszugeben. Dies gilt insbesondere bei der Übermittlung sensibler Daten.

4. Praktische Tipps für Vermieter und Mieter

Für Vermieter:

• Datenschutzkonforme Mietverträge: Achten Sie darauf, dass Ihre Mietverträge alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Lassen Sie diese im Zweifel von einem Anwalt prüfen.
• Datenschutzrichtlinien: Implementieren Sie klare Datenschutzrichtlinien und schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter regelmäßig.
• Datensparsamkeit: Erheben Sie nur die Daten, die wirklich notwendig sind, und vermeiden Sie unnötige Datensammlungen.

Für Mieter:

• Vorsicht bei der Datenweitergabe: Geben Sie persönliche Daten nur an vertrauenswürdige Vermieter weiter und prüfen Sie, ob die Daten wirklich notwendig sind.
• Auskunftsrechte nutzen: Machen Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch, um zu überprüfen, welche Daten der Vermieter über Sie gespeichert hat.

Fazit

Mit der Einführung der DSGVO hat sich auch für private Vermieter einiges geändert. Die Erhebung und Speicherung von Mieterdaten unterliegen strengeren Richtlinien. Wichtig ist, dass nur mietrelevante Daten abgefragt und gespeichert werden dürfen. Daten, die ihren Zweck erfüllt haben, müssen gelöscht bzw. vernichtet werden. Zudem hat der Mieter das Recht, jederzeit Auskunft über die gesammelten Daten zu verlangen und diese bei Notwendigkeit ändern zu lassen. Halten sich beide Parteien an die Vorschriften, steht einem harmonischen Verhältnis aus Datenschutzsicht nichts im Wege.