Nebenkostenabrechnung erstellen

Oft herrscht Unklarheit darüber, welche Ausgaben des Vermieters tatsächlich zu denjenigen Nebenkosten gehören, die dem Mieter berechnet werden dürfen. Die Folge: Jede zweite Nebenkostenabrechnung erweist sich laut Branchenexperten als fehlerhaft.

Gesetzliche Grundlage der Betriebskostenabrechnung

Laut § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Betriebskosten Mietnebenkosten wie folgt definiert:

„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Es wird jedoch nicht direkt bestimmt, wer die Mietnebenkosten zu tragen hat. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass sie auf den Mieter umgelegt werden können. Es ist ebenfalls nicht festgelegt, ob die Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung geleistet werden müssen. Welche Kosten umgelegt werden dürfen, steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). 

Aufstellung einzelner Betriebskosten (§ 2)

§ 2 enthält eine Aufzählung einzelner Betriebskosten. Diese umfasst u. a. die Grundsteuer (Nr. 1), die Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung (Nr. 2 und 3), die Betriebskosten der Heizung und Warmwasserversorgung (Nr. 4 und 5), die Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Nr. 8), für Gartenpflege, Gebäudereinigung, Beleuchtung und Schornsteinreinigung (Nr. 9–12) sowie für Haftpflicht- und Gebäudeversicherung (Nr. 13).

Durch die Änderung im Jahr 2021 fallen die letztgenannten Kosten sowie die monatliche Grundgebühr für Kabelfernsehen nur noch bis zum 30. Juni 2024 unter die Betriebskosten.

Zu den Betriebskosten zählen nach § 2 BetrKV die folgenden Kosten:

1. laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer)
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Betrieb der zentralen Heizungsanlage und Abgasanlage
5. Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
6. verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung, Kosten für die Außenbeleuchtung und Flure
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage
16. Betrieb von Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.

Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem:

• Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
• Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
• Einkommensteuer, Grunderwerbsteuer, Erbschaftssteuer
• Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
• Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
• Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Steuerberater, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
• Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
• Nebenkosten für Leerstand

Die Mietzahlung

Die Zahlung der Miete ist zu dem Termin zu leisten, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Fehlt eine solche Vereinbarung, tritt die gesetzliche Regelung in Kraft, nach der die Miete bis zum 3. Werktag des betreffenden Monats zu zahlen ist.

Kaltmiete und Nebenkosten sind im Vertrag zu unterscheiden

Im Mietvertrag ist die Mietzahlung in zwei separate Posten aufzuschlüsseln:

1. Die Netto-Kaltmiete
2. Die Mietnebenkosten (Betriebskosten)

Mietnebenkosten sind jene Aufwendungen, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes oder einer Wohnung entstehen.  Diese Mietnebenkosten müssen nicht alle einzeln aufgelistet werden, es genügt dazu ein entsprechender Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Achtung: Sind die Mietnebenkosten nicht mit einem separat bezifferten Betrag ausgewiesen, gelten die Nebenkosten als mit der im Vertrag angegebenen Miete abgegolten und können nicht zusätzlich eingefordert werden.

Hier finden Sie eine Vorlage für einen Mietvertrag

Mietnebenkosten korrekt berechnen

Normalerweise vereinbaren Vermieter und Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die Mietnebenkosten. Dieser Betrag darf nicht willkürlich festgesetzt werden, sondern muss so gewählt sein, dass die entstehenden Kosten in etwa gedeckt sind (s. § 556 Abs. 2 BGB). Am Ende des Jahres muss der Vermieter dem Vermieter eine Abrechnung über diese Zahlungen erstellen. Daraus kann sich eine Nachforderung bzw. eine Rückzahlung ergeben.

Beispiele für Mietnebenkosten: Kosten für Wasserversorgung, Abwasser, Müllbeseitigung, Warmwasserbereitung, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Kabelanschluss, Straßenreinigung, Grundsteuer.

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung erfolgt schriftlich. Sie ist übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar erstellt. Sie gibt den Abrechnungszeitraum und den geltenden Verteilungsschlüssel an. Ebenso enthält sie eine nachvollziehbare Aufstellung der Gesamtkosten sowie eine Aufstellung über die Verrechnung  der Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten. Der Abrechnungszeitraum muss 12 Monate betragen und dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende dieses Abrechnungszeitraums vorliegen.

 Wichtige Hinweise

• Laut Branchenexperten ist beinahe jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft.  Typische Fehler: Verteilerschlüssel falsch angewendet, Auflistung von Betriebskosten, die nicht umlagefähig sind, oder eine verspätet zugestellte Abrechnung. Prüfen Sie also als Mieter Ihre Abrechnung.
• Der Vermieter kann statt des Nebenkostenabschlags auch eine so genannte Nebenkostenpauschale mit dem Mieter vereinbaren. Bei dieser Art die Betriebskosten zu begleichen, muss der Vermieter keine Mietkostenabrechnung erstellen. Aber: Er darf dann auch keine Nachforderungen an den Vermieter stellen, falls die Kosten höher sein sollten als erwartet. Das Verfahren dieser Pauschale kommt heute nur noch selten zum Einsatz, da Heizung und Warmwasser generell vom Vermieter nicht mehr pauschaliert abgerechnet werden dürfen.
• In den meisten Fällen zählen die Stromkosten nicht zu den Mietnebenkosten.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und erstellt. Wir können jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen. Eine Haftung ist somit ausgeschlossen.

—

Sie möchten die Mietnebenkosten erhöhen? Hier finden Sie die passende Vorlage