Musterbrief – Anpassung / Erhöhung Mietnebenkosten (Betriebskosten)

Beispiel: Musterbrief – Erhöhung Mietnebenkosten / Betriebskosten

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[Ihr Name]
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[Empfängername]
[Anrede]
[Firmenname]
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Betrifft: Anpassung für Vorauszahlung der Betriebskosten

Ort, Datum

Sehr geehrter Herr/Frau Name,

Sie haben am Datum die Betriebskostenabrechnung für die von Ihnen gemieteten Räumlichkeiten in Straße Hausnummer, PLZ Wohnort erhalten. Der errechnete Betriebskostenanteil für Ihre Räumlichkeiten beträgt für das Jahr XXXX insgesamt XXX,XX Euro. Da also die tatsächlichen Betriebskosten um XXX,XX Euro gestiegen sind, ergibt sich daraus eine bereits beglichene / noch zu begleichende Nachzahlung von XXX,XX Euro für Sie.

Entsprechend nehmen wir hiermit das Recht in Anspruch, die künftige Vorauszahlung der Betriebskosten an die tatsächlichen Kosten anzupassen (§560, IV BGB). Die künftige, monatlich zu entrichtende Miete beträgt somit XXX,XX. Dieser Betrag summiert sich aus der Grundmiete, in Höhe von XXX,XX Euro sowie der angepassten Betriebskostenvorauszahlung, in Höhe von XXX,XX Euro.

Der neue Mietzahlungsbetrag ist fällig ab dem Datum.

Sollten Sie noch Fragen haben, kommen Sie gerne auf mich zu.

Mit einem freundlichen Gruß

Name

Wann Vermieter die Mietnebenkosten erhöhen dürfen

Die Preis- bzw. Kostenspirale kennt derzeit nur einen Weg: Nach oben! Selbstverständlich bleiben die Nebenkosten von dieser Entwicklung nicht verschont. In diesem Zusammenhang stellt sich bei vielen Mietern die Frage, wann Vermieter eine Erhöhung anbringen dürfen. Die Ursachen für steigende Nebenkosten sind durchweg unterschiedlich und sind in vielen Fällen von den Mietern der Wohnung oder eines Hauses zu tragen.

Zu niedrig angesetzte Nebenkostenvorauszahlung

Es kommt häufig vor, dass die im Mietvertrag festgelegte Nebenkostenvorauszahlung zu niedrig angesetzt ist und Mieter folglich eine hohe Nachzahlung dem Erhalt der ersten Nebenkostenabrechnung leisten müssen. Dieser Umstand erklärt sich meist dadurch, dass der Verbrauch der Mieter schlichtweg falsch eingeschätzt wurde oder die zu Grunde liegende Kalkulation auf Basis von Fehlinformationen erstellt worden ist. In diesem Fall haben beide Vertragsparteien laut Mietrecht die Möglichkeit, den Betrag für die Vorauszahlung anzupassen.

So können Sie zum Beispiel die Nebenkostenvorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB nach Ablauf der jeweils geltenden Abrechnungszeitraums mittels formell wirksamer Abrechnung erhöhen. Hierbei muss nachweislich sichergestellt sein, dass die bisherige Vorauszahlung zu niedrig ausgefallen ist. Als Vermieter müssen Sie laut § 560 Abs. 5 BGB berücksichtigen, dass dieser die Nebenkosten nur so weit erhöhen darf, wie es sowohl wirtschaftlich als auch angemessen erscheint.

Steigende Nebenkostenpreise als Ursache der Erhöhung

Umlagefähige Nebenkosten, welche im Laufe eines Jahres aufgrund ansteigender Preise von Seite der Zulieferer anpasst werden müssen, wirken sich direkt auf die bisher gültigen Berechnungen aus und müssen entsprechend angepasst werden. In diesem Fall ist der Vermieter ebenfalls dazu berechtigt, die Nebenkostenvorauszahlung zu erhöhen. Die Anpassung ist von Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums dem Mieter offiziell mitzuteilen. Dies kann zum Beispiel durch die Vorlage der aktuellsten Abrechnung formell erfolgen.

Wenn dem Vermieter beispielsweise auffällt, dass zu wenige Grundsteuer gezahlt wurde, können derartige Kosten rückwirkend geltend gemacht werden. Ein solches Szenario kann ebenfalls zum Anstieg der Nebenkosten führen und eine Nachzahlung nach sich ziehen. Vermieter dürfen im Falle einer neuen Grundsteuerfestsetzung bis zu drei Monate danach eine Erhöhung der Nebenkosten durchsetzen.

Erhöhung durch neue Mietnebenkosten

Oftmals kommen für den Vermieter neue Nebenkostenpositionen vor, welches es beim einstigen Abschluss des Mietvertrages noch nicht gegeben hat. Diese Veränderungen führen automatisch zu höheren Gesamtnebenkosten. Eine Erhöhung ist in diesem Zusammenhang in der Regel immer dann gerechtfertigt, wenn beispielsweise Modernisierungsmaßnahmen in Form eines neuen Kabelanschlusses oder des Einbaus eines Aufzugs durchgeführt werden. Aber auch die Beauftragung von Wachpersonal oder die Installation einer Überwachungsanlage in Mietshäusern kann zu einer Erhöhung aufgrund neuer Nebenkosten führen.

Voraussetzungen für das Einbringen neuer Nebenkosten

Vermieter können neue Nebenkosten nur dann umlegen, wenn diese als umlagefähig gelten. Ob diese der Fall ist, ergibt sich aus § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die neuen Nebenkosten müssen demnach unter eine der dort aufgeführten Kostenpositionen fallen. Entscheidet sich der Vermieter an dieser Stelle dazu, die neue Nebenkostenposition unter „sonstige Betriebskosten“ einzusortieren, müssen diese Angaben bereits im Mietvertrag konkret benannt sein. Andernfalls sind die Kosten nicht umlagefähig.

Grundsätzlich muss für diese neuen Nebenkosten eine vertragliche Vereinbarung im Mietvertrag formuliert sein. So können eventuell neu entstehende Nebenkosten auf den Mieter unter der Anwendung der sogenannten „Öffnungsklausel“ auf die Mieter umgelegt werden. Ist eine solche Formulierung nicht im Mietvertrag enthalten, hat der Vermieter kein Recht dazu, die Umlage an die neuen Gegebenheiten zu Lasten des Mieters anzupassen.

Neue Mietnebenkosten durch duldungspflichtige Modernisierungen

Modernisierungsmaßnahmen, welche von einem Mieter zu dulden sind, führen üblicherweise zu neuen Nebenkosten. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die bisher genutzten Gerätschaften für den Satellitenempfang durch einen neuen Kabelanschluss ersetzt werden. Hier geht die aktuelle Rechtsprechung davon aus, dass beide Parteien die Umlage bereits im Mietvertrag festgehalten haben. Aus diesem Grund ist hier die Öffnungsklausel nicht von Bedeutung.

Mietnebenkostenerhöhung muss nachvollziehbar sein

Die Beträge einer Nebenkostenerhöhung können je nach Grund durchweg unterschiedlich ausfallen. Dennoch müssen Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit berücksichtigen und darüber hinaus die Erhöhung in einem nachvollziehbaren Verhältnis gestalten. Oft der Aspekt der Wirtschaftlichkeit erfüllt werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.

Die Erhöhung muss rechtzeitig angekündigt werden

Bevor Sie als Vermieter eine Erhöhung der Nebenkosten durchsetzen können, muss die Änderung dem Mieter rechtzeitig angekündigt und ebenso erklärt werden. Sobald ein Vermieter Kenntnis von der neuen Kostenstruktur erhält, hat dieser maximal drei Monate Zeit, um seine Mieter über den Anstieg der Kosten formell zu informieren. Diese sogenannte Ankündigungspflicht richtet sich ausschließlich an Vermieter. Nebenkostenerhöhungen müssen immer angekündigt sein und mit Begründungen ausführlich erläutert werden. Erst dann ist die Erhöhung der umlagefähigen Kostenpositionen aus rechtlicher Sicht zulässig.

Die Erhöhung der Nebenkostenpauschale

Wenn Sie mit Ihrem Mieter eine Nebenkostenpauschale vertraglich vereinbart haben, ist es Ihnen möglich, diese ebenfalls zu erhöhen. Dies ist jedoch nur dann machbar, wenn Sie im Mietvertrag eine mögliche Erhöhung ausdrücklich erwähnt haben. Vermieter müssen in einem solchen Fall ihren Mietern den Anstieg der Nebenkostenpauschale rechtzeitig ankündigen und einen nachvollziehbaren Grund angeben.

Wie Mieter auf eine Nebenkostenerhöhung reagieren können

Als Mieter können Sie das Informationsschreiben Ihres Vermieters prüfen und der Grund für die Nebenkostenerhöhung in Frage stellen. Im Anschluss sollten Sie den einst geschlossenen Mietvertrag auf dahingehend durchlesen, ob eine solche Vereinbarung darin enthalten ist. An dieser Stelle sollten Sie hinterfragen, ob bereits eine entsprechende Umlage im Mietvertrag vereinbart worden ist. Final gilt es abzuschätzen, ob die sich die Erhöhung des Betrags in einem angemessenen Rahmen bewegt.

Sie haben als Mieter außerdem das Recht, auf eine Belegeinsicht zu bestehen. Weigert sich Ihr Vermieter, können Sie von Ihrem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Sofern sich herausstellt, dass die Nebenkostenerhöhung unzulässig ist, können Sie auf eine Rückerstattung der zu viel bezahlten Beträge bestehen.

Fazit

Als Vermieter müssen Sie grundsätzlich stets zwei Voraussetzungen erfüllen, um eine Nebenkostenerhöhung durchsetzen zu können. So muss einerseits der Erhöhungsgrund rechtlich zulässig sein. Andererseits muss die Nebenkostenerhöhung im Vorfeld rechtzeitig gegenüber dem Mieter angekündigt werden.

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