Wohnungsübergabeprotokoll – Vorlage

Das Übergabeprotokoll ist Ihr wichtigstes Beweismittel rund um die Kaution. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde – und schützt Sie beim Auszug vor Streit über Schäden, die schon vorher bestanden.

Mit unserer Übergabeprotokoll-Vorlage dokumentieren Sie Zählerstände, Mängel, Schlüssel und Zustand jedes Raums – einmal beim Einzug und einmal beim Auszug.

Warum ein Übergabeprotokoll unverzichtbar ist

Ohne dokumentierten Anfangszustand tragen Sie die Beweislast dafür, dass ein Schaden beim Auszug neu ist. Ein von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll dreht diese Beweislage um und ist die Grundlage für berechtigte Abzüge von der Kaution.

Was gehört ins Protokoll?

• Datum, Adresse der Wohnung, Namen von Vermieter und Mieter.
• Zählerstände: Strom, Gas, Wasser (kalt/warm), Heizung – mit Zählernummern.
• Zustand jedes Raums (Wände, Böden, Fenster, Türen, Sanitär, Küche).
• Vorhandene Mängel mit klarer Beschreibung (idealerweise Fotos).
• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel.
• Unterschriften beider Parteien.

Zählerstände – der häufigste Streitpunkt

Notieren Sie alle Zählerstände mit Zählernummer am Übergabetag. So lassen sich Strom-, Gas- und Wasserkosten sauber zwischen altem und neuem Mieter abgrenzen und die spätere Betriebskostenabrechnung ist eindeutig.

Einzug vs. Auszug

Erstellen Sie das Protokoll zweimal: beim Einzug (Ausgangszustand) und beim Auszug (Endzustand). Erst der Vergleich beider Protokolle zeigt, welche Veränderungen während der Mietzeit entstanden sind – und welche über normale Abnutzung hinausgehen.

Normale Abnutzung vs. Schaden

Vertragsgemäße Abnutzung (z. B. leichte Laufspuren, Dübellöcher in üblichem Umfang) ist mit der Miete abgegolten und darf nicht von der Kaution abgezogen werden. Echte Schäden (Brandflecken, zerbrochene Fliesen, Tierschäden) hingegen schon – sofern sie im Protokoll belegt sind.